EPC工程总承包实施细则之--项目审计应对技巧
发布时间：2024-09-27
来源：高登咨询
作者：刘老师
工程项目审计是政府类投资项目承包人都非常重视的问题，也是项目管理面临的难题。实践中，承包人在面临审计时，往往都谈“审”色变，生怕会被审出重大问题，尤其是结算审计，极容易出现被审减，影响企业营收和利润，严重的甚至导致活儿白干。但是在日常管理和操作过程中，工程企业和项目部现场又往往对审计关注的合规、证据等忽视管理，不够重视，最终导致审计出现问题，极其矛盾。笔者认为，要应对好项目审计，提高审计通关水平，可以从以下三个层面提升。
一、知己知彼：了解审计、理解审计
工程企业首先应该充分地了解审计，知道审计是什么，要审计什么，才能更好地应对审计。
工程建设项目按照全生命周期审计介入的时间节点来划分，主要分为开工前审计、在建工程审计、全过程跟踪审计和事后审计，其中，工程企业最为关注的应该是事后审计，因为开工前审计与工程企业关系不大，在建工程审计和全过程跟踪审计都有对审计发现问题充足的处理时间，但是事后审计，往往是对既定事实和结果进行审计，直接影响到工程决算和结算，直接关系到工程企业项目营收，对工程企业影响甚大。
事后审计主要包括工程决算审计和工程结算审计，对工程企业而言，都至关重要。两者的区别详见高登说项目管理账号文章《工程结算审计：与竣工决算审计的区别、问题、措施》，这里不在赘述。
此外，工程企业应正确地认识审计，理解审计，辩证地看待审计工作，把审计工作当成体检，帮助自身发现问题并及时改正，在以后得工作中更加规范，少出审计问题。尤其是要利用好内部审计和跟踪审计，对企业内部审计和第三方跟踪审计机构发现的问题一定要重视并及时整改，重点关注与工程造价相关的问题，根据内部审计人员和第三方跟踪审计机构的经验，及时整改，基本能够确保结算审计不会出现大的问题。
二、练好内功：程序合规、结果有据
实际项目实施过程中，工程企业最常见的容易导致出现审计问题的惯性思想和行为主要有以下几类：
（1）先干活、再扯皮
在日常工作中，不重合法合规，什么活儿都是先干，也不管干了能不能拿到钱，导致最后扯皮，审计无法通过。
（2）亲合同、疏政策
不重视合同，对合同相关条款不熟悉，对相关法律政策不熟悉，不按合同行事，审计无法通过。
（3）跳规则、讲现状
过程中不按照规则办事，一味的讲现状、讲实际情况，审计无法通过。
（4）重施工、忽证据
只知道干活赶进度，过程中不注意收集资料，保存证据，最终导致干的活儿业主或审计单位不认，被审减或审计无法通过。
工程企业要应对好审计，一定要练好内功，确保自身过硬，经得起审查。在日常管理中，项目部应做好以下几点：
（1）程序合规
项目部日常工作中，必须按照现有法律法规、合同和章程等要求严格执行，重要的事项必须集体决策，做到程序合规。
（2）依据充分
项目部的每项实质性动作必须要有明确出处，这些出处包括合同、政策规定、现行法律规定、实施机构发文等。
（3）证据完整
确保每一件事项不单有结果，还要有对结果完整的、必要的证据链支撑，经得起算、经得起审。
（4）数据详实
日常整理、收集报送的每一项数据都有明确出处，有据可依、有据可查，可以明确回溯，经得起审查。
（5）计算清晰
计算公式清晰，计算依据充分，计算数据准确、详细，计算结果可靠，不能出现明显的套用公式错误、数据错误、依据错误等常识性问题。
（6）签字有效
规范各项文件、资料、表单的签字，在规定的地方签上对的字，确保文件签字有效，文件有效。
总之，项目部在日常工作中，除了现场拼命干以外，还应同步落实未来审计所需的“依据”和证据，能够按照审计依据和证据的形式，收集整理形成档案成果。
三、巧妙出招：积极主动、化解难题
工程企业和项目部在做到练好内功、规范自身的同时，也应注意在应对审计中的技巧，很多时候，一手妙招能够事半功倍。笔者初步整理出以下应对审计技巧，供各位参考借鉴：
（1）项目现场时刻要有证据意识，特别注意影像资料及隐蔽工程资料的证据留存。
（2）重视过程中工程签证办理和竣工图编制。签证内容要做到尽量详尽、细致，涉及到的相关信息如有必要都要列上；竣工图一定要设计单位按照要求完善。
（3）重视资料完整性与合理性，做到签章齐全。形成完整的证据链，且依据充分合理，文件签章符合要求，具备法律效力。
（4）接到审计通知的第一时间，应召开项目内部会议，提前告知相关人员审计注意事项，以应对各种审计突击。
（5）积极配合审计机关工作，给审计人员良好的印象。包括积极配合审计机关要求整理提交和补充完善所需审计资料；注意面谈的基本礼仪，做到守时、着装得体、谈吐大方，对审计人员保持谦虚的态度，以请教和讨论的形式完成面谈，让审计人员心里感受到被尊重和重视，双方保持友好的关系。
（6）注意沟通交流和谈判技巧。有争议的地方，不轻易表态，尽量留有回旋余地；不轻易答应审计人员不利于自己的要求，应回复需要请示领导；不乱说话，有问再答，不知道的就说不清楚具体情况；拒绝要做到委婉；沟通过程中应想办法活跃气氛，营造良好的沟通氛围，遇到吃饭时间，热情询问、邀请审计人员用餐。
（7）处理争议问题时应“抓大放小”。涉及金额较小的可以适当做出让步，显示高姿态，涉及金额大的，在自身合理合规的情况下，要坚持原则，保障自身利益。
（8）要积极主动跟进审计情况，多催多跑多问。审计人员一般较忙，项目部应自己积极主动对接了解审计进展情况，多与升级人员沟通，掌握审计问题和情况，积极配合审计人员加快结算审计进程，尽早实现结算资金到位。
（9）做好应对审计管理经验总结交流。审计结束后，项目经理或项目商务负责人应组织相关人员召开审计工作交流总结会，认识审计存在的问题，总结改善措施，并形成文字资料，积累审计管理应对经验。
（10）最重要是配置合格的项目合同费控经理或商务人员。一名合格的项目商务管理人员除了对合同完全了解外，对国家的行业技术规范、标准还有编办、以及定额等都要相当精通，还应具备良好的口才表达能力、敏捷的思维能力、扎实的文笔功力等。
《设计院工程总承包项目管理实施细则》咨询产品介绍
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2、业务流程
本项工作的WBS分解，详细列明本项工作是如何一步一步、由谁负责、由谁协同完成，需要输出什么成果，指导业务开展。
3、操作指引
基于业务流程中细化的各项工作实施的细化指引，包括各项工作具体怎么干的指导性描述，重难点事项和问题的实操策略和建议等。
4、附件
需要输出的核心成果文件模板、范本及参考示例等。
通过上述四个部分的内容，明确每项工作应该做什么、谁来做、怎么做、做成什么样，从而指导项目管理人员各司其职，做好项目管理具体工作。具体实施细则示例如下：
